Projektplan in Excel: Vor/Nachteile + Vorlage [kostenlos]
Du suchst noch nach einem kostenlosen Projektplan für Excel für dein Unternehmen oder deine Arbeit im Team (für 2021)?
In diesem Artikel gebe ich dir nicht nur eine Projektplan – Vorlage für Excel, sondern gehe auch auf den Aufbau und Vor – und Nachteile von Projektplänen in Excel ein, da Excel nicht immer Sinn macht.
Lass uns also anfangen…
Grundlegender Aufbau eines Projektplans
Der Projektplan stellt die wichtigste Grundlage für die Ausführung eines geplanten Projektes im Sinne des Projektmanagements dar.
Meistens sind in ihm der Projektzeitplan sowie der Projektstrukturplan eingepflegt.
Deshalb sollten wir uns zunächst anschauen, wie dieser aufgebaut sein sollte, dass während der Umsetzung klar ist, was getan werden sollte.
Für den Projektplan wird auch das Synonym „Aufgabenplan“ verwendet.
Der wichtigste Bestandteil eines Projektplans ist folglich eine detaillierte Auflistung der zu erledigenden Aufgaben.
Ferner sollte ein Projektplan auch folgendes enthalten:
- Feste Zeitvorgaben, die mit den Arbeitsschritten verknüpft sind
- Das gewünschte Ergebnis und welche Einzelschritte dazu notwendig sind
- Nötige Aufwendungen und geldliche Investitionen
Lass´ uns nun die Vorteile und Nachteile eines Projektplans in Excel genauer betrachten, bevor Du dir deine Excel Projektplan – Vorlage herunterladen kannst.
Vorteile eines Excel – Projektplaners
Vertraute Nutzung
In der Hoffnung, hier nicht zu weit zu gehen, könnte man behaupten, dass die meisten Mitarbeiter mit Excel gut vertraut sind.
Excel ist ein verbreitetes Programm.
Laut einer Studie benutzen ca. 54% der deutschen KMU Softwares wie Excel.
Dadurch spricht man in der Zusammenarbeit mit anderen Teams oder sogar Firmen „die gleiche Sprache.“
Somit sparst Du an dieser Stelle Zeit, insofern jeder Mitarbeiter mit Excel umgehen und wirklich damit arbeiten kann.
Excel wächst mit deinen Ansprüchen
Auch, wenn Du nur eine einfache Datenübersicht benötigst, Du kannst in Excel auch z.B. Pivot – Tabellen oder Meilensteine (für den Projektplan) darstellen.
Kennst Du dich damit zuverlässig aus oder hast einen Mitarbeiter dafür, ist Excel nützlich.
Nachteile eines Excel – Projektplans
Komplexität
Ja, Du kannst mit Excel auch anspruchsvollere Aufgaben erfüllen.
Doch Du benötigst dafür ein sicheres Wissen, da ein Datensatz schnell verloren oder umgeändert ist.
Des Weiteren erreichst Du schnell einen Komplexitätsgrad, welcher dem Anspruch, sich mit der reinen Umsetzung eines Projekts zu beschäftigen, nicht mehr genügt.
Excel ist nämlich nicht für jede Aufgabe ausgelegt, für welche es in vielen Firmen benutzt wird.
Dadurch vergeudest Du Zeit – und schlussendlich viel Geld.
Keine Echtzeit – Vorgänge
Besonders in der Arbeit mit einem großen Team ist es wichtig, in Echtzeit arbeiten zu können.
Bei der Arbeit mit Excel ergeben sich sehr schnell Differenzen in der Aktualität von Projektständen.
Das bedeutet, dass zum Beispiel jeder deiner Mitarbeiter oder deiner Arbeitskollegen eine mehr oder weniger aktuelle Excel – Datei besitzt.
Wie koordinierst Du das?
Sei bitte ehrlich: Damit kannst Du nicht zuverlässig arbeiten.
Keine Nachvollziehbarkeit
Projektstände oder sogar Arbeitsschritte ändern sich oft sehr schnell und auch während der Umsetzungsphase.
Als Unternehmer kannst Du mit Excel keine Betrugsversuche vermeiden, da Änderungen in Tabellen nicht dokumentiert werden (!)
Außerdem:
Nehmen wir an, zwei Mitarbeiter bearbeiten dieselbe Datei auf ihrem eigenen Rechner:
Allerdings setzt Mitarbeiter A das Dokument auf die aktuellste Version – nur früher als Mitarbeiter B, welcher noch den alten Kenntnisstand trägt.
Jener aktualisiert die Tabelle jedoch später als Mitarbeiter A und „veraltet“ damit die Tabelle.
Soll der erste Mitarbeiter dem zweiten nun einen Hinweis hinterlassen?
Oft geschieht dies entweder in Excel selbst, oder per E – Mail.
Ersteres sorgt dafür, dass Du durch Unübersichtlichkeit Zeit verschwendest. Ewig lange Kommentarspalten in Excel sind dabei keine Seltenheit.
Zweiteres führt zu folgendem Problem:
E – Mails ohne Ende
Dein E – Mail – Postfach sollte für wichtige Anfragen vorbehalten sein.
Stattdessen füllt es sich mit ständigen Aktualisierungen von Projektständen und Korrekturvorschlägen.
Mitarbeiter weisen Verantwortung ab, indem sie dem Projektleiter einfach ihre überarbeiteten Listen schicken, welcher alle Listen dann koordinieren muss.
Drücken wir es so aus: Das ist ein zuverlässiger Weg, von den umsatzbringenden Aufgaben abzukommen.
Ist Excel sinnvoll für einen Projektplan?
Beachte bitte eines:
Nutzt Du Excel für Aufgaben, bei welchen sich Projektstände schnell ändern und mehrere Personen mitarbeiten, bewegst Du dich äußerst schnell in Richtung Projektmanagement.
Damit lohnt es sich sehr schnell nicht mehr, Excel zu nutzen, da der Aufwand für eine arbeitsgerechte Einrichtung zu hoch wird.
In der heutigen Zeit existieren einfache und günstige Projektmanagement – Lösungen, mit welchen Du jederzeit den Überblick über alle Projekte behältst.
Mit einem solchen Tool arbeitet dein Team in Echtzeit und kommuniziert zuverlässig – alles an einem Ort.
Eine exzellente Lösung, welche ich auch selbst nutze, ist DASHDOJO.
Deine Vorteile:
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- Tool wird auch bei komplexen Aufgaben nicht komplizierter
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